InoueMari 日本企業の海外事業所では、本社との報告・承認プロセスが非効率になることがよくあります。この非効率さが、業務全体に遅延を生じ、重要な意思決定が遅れる原因となることも少なくありません。この記事では、デジタルトランスフォーメーション（DX）を活用して本社との承認プロセスを効率化し、業務遅延を解消する具体策を紹介します。さらに、実際にDXを導入して成功した事例を交えながら、組織全体の生産性向上のヒントを提供します。
DXによる承認プロセスの効率化とは？
承認プロセスにおける一般的な課題
多くの日本企業にとって、海外事業所と本社間で行われる承認プロセスは、時差や手動作業の影響で非効率的になることが課題です。欧州に展開する事業所においても、以下のような問題が一般的に見られます。
- 本社とのやり取りに時間がかかる
欧州と日本との時差により、承認作業が日を跨いでしまい、業務の進行が滞ることが多くあります。これにより、重要な意思決定が遅れることが生じます。 - 紙ベースや手動プロセスによる遅延
多くの企業がいまだに紙ベースの申請や手動での承認作業を行っているため、必要なデータが迅速に伝達されず、承認が遅れるケースが頻繁に発生しています。 - 法規制や税制に関連する承認の遅延の影響
欧州各国の法規制や税制が頻繁に変わるため、それに伴う手続きが承認プロセスをさらに複雑にします。これらの遅延は、コンプライアンス違反のリスクも高めるため、迅速な対応が求められます。
DXがもたらす効率化の仕組み
デジタルトランスフォーメーション（DX）は、こうした承認プロセスに画期的な改善をもたらします。具体的には、次のような効率化の仕組みが導入されます。
- デジタルツールを活用したリアルタイム承認フロー
クラウドベースのシステムを活用することで、海外事業所と本社がリアルタイムでデータを共有し、即座に承認フローを完了できる環境を構築します。これにより、時差の影響を受けずにスピーディーな承認が可能となります。 - クラウドベースのシステム導入によるワークフローの統一
承認プロセスが複数のシステムにまたがると、情報の断片化が起きやすくなります。クラウドベースのシステムにより、承認フローを統一し、データの一元管理を実現します。これにより、承認のステータスが明確化され、プロセスの遅延を防ぎます。 - 自動化による業務負担の軽減とミス削減
手動作業を減らし、デジタルプロセスを自動化することで、承認プロセス全体の効率を上げると同時に、人為的なミスの発生を減少させることができます。
成功事例：DX導入による業務遅延の解消
製造業における承認プロセスの短縮
ある日本の製造業大手企業では、欧州における事業所と日本本社間の承認作業が頻繁に発生していました。以前は紙ベースの申請が必要で、郵送やメールでのやり取りに多くの時間がかかっていました。しかし、DXを導入することで、承認フローがクラウド上で完結し、全ての申請・承認プロセスが自動化されました。この結果、以前は数日から数週間かかっていた承認が、わずか数時間で完了するようになりました。
法規制や税制の変更に伴う承認も、クラウドシステムにより最新情報を瞬時に共有できるようになり、コンプライアンスリスクを大幅に軽減しました。このように、DX導入によって承認遅延が解消され、ビジネスのスピードと生産性が大幅に向上しました。
多国籍展開する企業の効率化事例
多国籍企業A社は、欧州とアジアに展開する事業所と本社間の承認プロセスが非常に複雑で、法規制や税制の違いも影響していました。それぞれの国で異なるシステムを使っていたため、データ共有や承認作業が一貫せず、情報の重複やミスが頻発していました。
DXを活用して、クラウドベースのERPシステムを導入し、すべての承認フローを一元化しました。この結果、全世界の事業所で同一のプロセスが使用され、承認作業が大幅に効率化されました。データの一元管理により、承認の進捗が可視化され、時間とコストの削減に成功しました。
承認プロセスを効率化するための具体的ステップ
プロセス可視化と現状分析
承認プロセスの効率化を進めるためには、まず現在のワークフローを可視化し、どこにボトルネックが存在するのかを分析することが重要です。各承認ステップが時間を要するポイントや、複数の承認者が絡むフェーズを特定し、どの部分が最も改善の余地があるのかを明確にします。
データを収集し、どのプロセスが遅延を引き起こしているかを定量的に把握することも重要です。これにより、効果的な改善策を講じるための指針が得られます。
適切なツールとシステムの選定
プロセスが可視化された後は、最適なDXツールを選定するステップに移ります。クラウドベースのERPシステムやワークフロー管理ツールは、リアルタイムで承認作業を行い、遅延を最小限にするのに有効です。また、スマートフォン対応のシステムを導入することで、出張先や海外拠点からでも迅速に承認作業が可能となり、場所にとらわれない業務効率化が実現します。
導入するツールは、使いやすさや拡張性を考慮に入れ、企業の成長に合わせて柔軟に対応できるものを選ぶことが推奨されます。
問い合わせ
当社は、海外事業所と日本本社の間で発生する業務遅延を解消し、承認プロセスの効率化を実現するためのDXソリューションを提供しています。企業のニーズに応じたカスタマイズが可能であり、あらゆる業界や規模の企業に対応可能です。
当社情報
当社は、海外事業所のデジタルトランスフォーメーション（DX）を通じて、日本企業が世界で最も働きやすい職場を実現することを目指しています。言語や法規制の違いを克服し、現地慣習に合わせた運用管理システムの開発と運用を提供しています。
当社サービス内容
当社が提供するシステムには、以下の機能が含まれます。
- 受取請求書、発行請求書、契約書管理
- 経費精算、購買決済、人事管理
- 商品・在庫管理、ロジスティクス管理
- 95カ国語対応および多通貨対応
これにより、海外事業所の業務効率を向上させ、情報管理の手間を大幅に削減します。お困りの際は、ぜひ当社までお問い合わせください。